Un CALCIO alla SEGRETERIA! La nuova frontiera...

Il lavoro del segretario in una società sportiva è più importante di quanto si possa pensare. Soprattutto in un preciso momento storico nel quale, purtroppo, la burocrazia e l'attenzione ai regolamenti condiziona la nostra vita e il nostro lavoro. Un bravo segretario talvolta può valere come un attaccante che fa 20 gol a stagione. Ma dove troviamo queste figure così importanti per le nostre società sportive?
La novità arriva da Tania Favaro, da sempre nel settore, che propone un idea innovativa al servizio delle società venete. Innovativa ma al tempo stesso al passo con i tempi e soprattutto già sperimentata con ottimi successi nelle passate stagione calcistica: la segreteria esterna o a chiamata.
Una figura che abbina semplicità e snellezza nello svolgere qualunque pratica di segreteria calcistica a un notevole risparmio economico. 

Tania, partiamo dall'inizio a chi è rivolto il tuo servizio e soprattutto perchè?
A chi è facile da capire. E' un progetto che può essere adattato a qualsiasi società dilettantistica, proprio perché basato su un programma che viene fatto su misura, in base alla categoria, al numero di tesserati da gestire e all’ambiente. Perché mi è nata questa idea è un po’ più complicato da spiegare, diciamo che le motivazioni erano diverse. Innanzitutto in un periodo di crisi economica come questo ho pensato sia il modo meno oneroso per gestire una segreteria, avendo d’altra parte personale comunque preparato, competente e affidabile.

Quali potrebbero essere le maggiori difficoltà che può incontrare una società che decide di gestire una segreteria con questo progetto?
Alle prime società che l’ho proposto un paio di anni fa, a mio avviso, la difficoltà era più mentale che pratica, come lo sono quasi tutti i progetti che stravolgono abitudini e consuetudini radicate nel tempo, però chi ha avuto fiducia, è rimasto soddisfatto del servizio e si è reso conto che non è la quantità di tempo che una persona sta in ufficio da valutare, ma bisogna focalizzarsi sugli obbiettivi e lasciare che il progetto li raggiunga con le tempistiche proposte. Ripeto che ogni realtà ha bisogno di un suo programma, studiato per quell’ambiente. Si parla spesso di “calcio moderno”, giusto o sbagliato che sia il concetto sul campo, di sicuro è molto azzeccato per quanto riguarda l’ufficio.

In che senso?
Nel senso che ormai anche le procedure federali sono tutte effettuate telematicamente e la trasmissione dei documenti con mail e fax è prassi, per cui non è indispensabile per certe operazioni essere necessariamente in sede. Questo progetto qualche anno fa sarebbe stato quasi impossibile da attuare. Il contatto con i genitori è ormai ridotto a periodi ben precisi, limitati e organizzabili e non c’è la necessità di avere una segreteria aperta al pubblico sempre. Oltre tutto con i social network e via mail è possibile creare un metodo efficace ed immediato di comunicazione con tutti gli associati e tesserati di una società e anche questo a livello di costi e di tempi non è da sottovalutare, anzi diventa anche comodo e veloce per gli utenti stessi. Senza contare proprio i costi fissi di un ufficio, le utenze e i materiali di consumo.

Ma per chi è abituato ad avere un punto di riferimento presente in società, parliamo anche degli allenatori e dei dirigenti stessi, potrebbe essere un problema?
Non vorrei essere ripetitiva, ma studiando un programma per la società, questo progetto può essere adattato anche a chi vuole mantenere fissa una persona in segreteria alcune ore al giorno, avendo comunque del personale che lo affianca in determinati periodi dell’anno, dove il lavoro è maggiore, o in particolari casistiche, come essere “chiamati” come supervisori o solamente per organizzare il lavoro della stagione. Come se si vuole eliminare un costo fisso che in determinati periodi è quasi inutile, affidarsi completamente a questo progetto e gestirlo “a chiamata” nei periodi dove c’è meno lavoro, e programmare il tutto con orari e giorni stabiliti in cui si ha bisogno di una presenza fisica. Resta inteso che telematicamente e telefonicamente il servizio funziona 7 giorni su 7, mattina e pomeriggio e pertanto per qualsiasi urgenza si è sempre rintracciabili. E’, ripeto, più una difficoltà mentale di aprirsi al “nuovo” che poi effettivamente fare il lavoro.

Chi volesse saperne di più?
Mi può contattare via mail al seguente indirizzo: [email protected] e fissare un appuntamento, senza impegno, per capire come si potrebbe adattare il progetto alla sua società. Ho bisogno anch’io di capire con chi mi sto rapportando per fare una proposta, per cui la prima chiacchierata è solamente a scopo informativo. Poi io proporrò la soluzione che secondo me è più adatta alle loro esigenze e se accettano, si parte. Penso che questo mese e il prossimo sia il periodo più adatto a programmare la stagione sportiva. Aggiungo che tra le competenze del progetto c’è anche l’analisi e la gestione delle risorse, pertanto, oltre al lavoro pratico e materiale di iscrizioni, tesseramenti, ecc. è possibile avere anche una consulenza per la pianificazione organizzativa e amministrativo-economica, della società, come un ramo del progetto riguarda anche il marketing e la comunicazione, come ci sono anche altre cose che eventualmente, se interessati, proporrò per non dilungarmi troppo adesso.

Grazie per la disponibilità e speriamo che questo progetto possa essere utile. Il lavoro della segreteria viene spesso sottovalutato, ma è un elemento molto importante per la gestione di una società calcistica.
In effetti, spesso ci si accorge dell’importanza del lavoro d’ufficio, quando si è già incorsi nell’errore o quando succede qualcosa di spiacevole. Come in tutte le cose sarebbe meglio prevenire che curare. Nessuno è perfetto e l’errore ci sta, ma vedendo e sentendo quello che succede quando mi chiamano per risolvere qualcosa, mi accorgo che spesso mancano proprio le basi o dove ci sono, il tempo per fare e guardare tutto. Da luglio a settembre il lavoro di un segretario è grande e non è solamente per incompetenza o per poca diligenza che si sbaglia, ma anche perché si accavallano tante cose da fare e qualcosa quasi inevitabilmente sfugge, se non si ha un programma preciso. Ringrazio io voi, per la possibilità di pubblicizzarlo, dico ai Presidenti o a chi per loro, che una chiacchierata comunque non costa nulla, ma potrebbe trovare una soluzione ottimale su diversi aspetti.